Bài 3: Công thức nền tảng cho công việc hằng ngày

Ở bài này, bạn sẽ dùng các công thức nền tảng để biến dữ liệu thô thành bảng có thể tính doanh thu ròng và theo dõi thanh toán.

Mục tiêu:

  • Nắm cách kết hợp IF, IFERROR, VALUE, VLOOKUP, TEXTJOIN.
  • Chuẩn hóa dữ liệu text/ngày/số trước khi tính toán.
  • Tạo được bảng Clean_After có thể tính ra kết quả tự động và ổn định.

Vì sao cần công thức nền tảng?

Trong công việc hằng ngày, lỗi thường không nằm ở công thức “khó”, mà nằm ở:

  • Dữ liệu nhập không đồng nhất.
  • Thiếu giá trị ở vài dòng.
  • Trạng thái thanh toán không phản ánh đúng số đã thu.

Nếu bạn làm đúng bộ công thức nền tảng, báo cáo sẽ ổn định và dễ kiểm tra.

Bộ công thức trọng tâm trong bài

  1. Chuẩn hóa dữ liệu: TRIM, UPPER, SUBSTITUTE, REGEXREPLACE
  2. Ép kiểu số: VALUE
  3. Rẽ nhánh xử lý: IF, IFERROR
  4. Tra cứu bảng giá: VLOOKUP
  5. Ghép cảnh báo chất lượng: TEXTJOIN

Demo before/after (read-only)

Bạn mở file này để học, rồi vào File → Make a copy để tự làm:

  • Demo file (read-only): https://docs.google.com/spreadsheets/d/13u7o3J8Ksf3E_E71jCc79Ak8h8GPBOtDOjWZOdECeI4/edit?usp=sharing

Các tab trong file:

  • Raw_Before: dữ liệu đầu vào còn bẩn.
  • Clean_After: giữ nguyên bản gốc A:M và xử lý bằng công thức ở N:AA.
  • Practice: dữ liệu để bạn tự làm lại.
  • Checklist: danh sách kiểm tra đầu ra.
  • Hướng dẫn từng bước: hướng dẫn cực chi tiết từng thao tác.

Logic before/after của Bài 3

Trong Clean_After:

  • A:M: giữ nguyên dữ liệu gốc để đối chiếu.
  • N:AA: cột chuẩn hóa + cột tính toán.

Các kết quả chính bạn tạo được:

  • order_id_clean, order_date_clean, product_code_clean
  • qty_num, unit_price_num, discount_pct_num
  • gross_amount, discount_amount, net_amount
  • paid_ratio, paid_amount, issue_note

Kết quả đầu ra cần đạt

Sau khi làm xong, bạn phải trả lời được:

  • Dòng nào thiếu đơn giá nhập tay nhưng đã tự lấy từ bảng giá?
  • Dòng nào thiếu discount và đã mặc định 0%?
  • Dòng nào PARTIAL nên cần đối soát công nợ?
  • Tổng tiền cần thu và đã thu khác nhau bao nhiêu?

Flow thực hành đề xuất

  1. Mở Raw_Before để đọc lỗi dữ liệu.
  2. Sang Clean_After, làm công thức từ cột N tới AA.
  3. Kéo công thức xuống hết dữ liệu.
  4. Dùng Checklist để tự rà soát chất lượng.
  5. Làm lại từ đầu trong Practice mà không nhìn đáp án.

Layout học 60 phút cho Bài 3

1) Lecture (15 phút)

  • 5 phút: nhắc lại tư duy dữ liệu chuẩn từ Bài 2.
  • 7 phút: walkthrough từng nhóm công thức trong N:AA.
  • 3 phút: cách tự kiểm bằng Checklist.

2) Thực hành có hướng dẫn (30 phút)

  • Làm theo tab Hướng dẫn từng bước.
  • Hoàn thành toàn bộ cột chuẩn hóa + cột tính toán.
  • So kết quả từng checkpoint.

3) Thực hành tự làm (15 phút)

  • Tự làm lại trên Practice không nhìn công thức mẫu.
  • Tự so sánh kết quả với Clean_After.

Kết thúc Bài 3

Sau bài này, bạn sẽ:

  • Dùng được bộ công thức nền tảng cho dữ liệu vận hành thật.
  • Viết công thức có kiểm soát lỗi dữ liệu thiếu.
  • Tự tạo bảng tính có thể tổng hợp doanh thu và trạng thái thanh toán.

Bài tiếp theo, chúng ta đi vào tra cứu và kết hợp dữ liệu nhiều bảng để làm báo cáo đa nguồn.